Система управления предприятием «БЭСТ-5» интегрирована с системой электронного документооборота (ЭДО) «Диадок».

Главные преимущества электронного документооборота - высокая скорость доставки, получения и согласования документов; избавление от «многотомных» архивов с бумагами, занимающих немалые площади и превращающих поиск нужного документа в долгую и утомительную процедуру.Кроме того, автоматизированный прием отгрузочных документов существенно экономит время на их обработку, а также снижает вероятность ошибок, неизбежных при вводе вручную.

Поэтому Компания «БЭСТ», шагая в ногу со временем, интегрировала систему управления предприятием «БЭСТ-5» с одной из ведущих российских систем электронного документооборота «Диадок».

Система электронного документооборота «Диадок» позволяет формировать, подписывать и отправлять электронные документы партнерам, в налоговые и другие контролирующие органы, а также получать электронные документы от данных организаций и учреждений. При наличии электронной подписи электронные документы обладают точно такой же юридической силой, что и обычные документы, подписанные вручную. В качестве электронной подписи применяется та же самая электронная подпись, что и для отчетности в ФНС. Хранение документов в системе «Диадок» осуществляется на серверах лучшего дата-центра России. При этом каждый документ хранится в нескольких экземплярах на разных серверах, что минимизирует вероятность его потери.

Взаимодействие «БЭСТ-5» с системой ЭДО «Диадок» происходит в абсолютно привычной для пользователей информационной среде - с использованием знакомых им правил ведения системных классификаторов и знакомой им логики ввода и обработки данных.

В процессах передачи и приема информации участвуют новый, специально разработанный для этого режим «ЭДО с контрагентами (Диадок)», находящийся в приложении «Общие данные», и обычные реестры документов системы «БЭСТ-5», с которыми ежедневно работают ее пользователи.

Общий порядок обмена данными между «БЭСТ-5» и «Диадок» настраивается в режиме «ЭДО с контрагентами (Диадок)». Доступ в систему «Диадок» возможен как по сертификату электронной подписи, так и по обычному логину/паролю для входа в систему БЭСТ-5. Однако во втором случае пользователю будут доступны все функции, за исключением подписания и отправки юридически значимых документов.

Чтобы осуществлять обмен документами с тем или иным предприятием, т.е. установить с ним партнерские отношения в этой сфере, надо знать, зарегистрировано ли оно в «Диадоке» и если да, направить ему соответствующее приглашение. Или, наоборот, принять приглашение, исходящее от этого предприятия. Установка таких контактов осуществляется через картотеку партнеров предприятия-пользователя, также зарегистрированных в системе «Диадок». Данная картотека ведется в режиме «ЭДО с контрагентами (Диадок)» и связана со справочником партнеров системы «БЭСТ-5».

Какие документы могут быть переданы из системы БЭСТ-5 или загружены в систему БЭСТ-5 через систему «Диадок»? Условно их можно разделить на три категории.

К первой категории относятся формализованные документы, характеризуемые строгим перечнем атрибутов для автоматической обработки. Это документы с печатными формами, жестко регламентированными действующим законодательством, и передаваемые в виде XML-файлов, формат которых утвержден ФНС РФ:

• УПД/УКД;
• Накладные по форме ТОРГ-12; 
• Акты выполненных работ;
• Счета-фактуры.

Ко второй категории относятся полуформализованные документы, т.е. документы с частично регламентированным реквизитным составом. Полуформализованные документы передаются в виде файлов форматов jpeg, PDF, doc и т.д., а при их отправке дополнительно запрашиваются такие реквизиты как номер, дата, сумма и комментарий. В данную категорию входят:

• Счета на оплату; 
• Договоры; 
• Дополнения к договору; 
• Накладные; 
• Акты;  
• Акты сверки.

 Третью категорию составляют неформализованные документы, т.е. документы произвольной структуры. Они передаются в файлах тех же форматов, что и полуформализованные документы, однако при их передаче не запрашивается никаких реквизитов. 

Для передачи формализованных документов в систему «Диадок», пользователю достаточно войти в нужный реестр системы «БЭСТ-5», отметить в нем передаваемые документы и воспользоваться соответствующей командой экспорта. Если с организацией-получателем были установлены партнерские отношения, итоги отправки отражаются в протоколе, автоматически формируемом после выполнения данной операции.

При этом система «БЭСТ-5» позволяет оперативно отслеживать все стадии прохождения передаваемых документов. Для этого существует журнал «Отправленные документы», который автоматически ведется в режиме «ЭДО с контрагентами (Диадок)» и имеет предельно понятный и наглядный внешний вид.

Работа с документами, поступившими из системы «Диадок», осуществляется в журнале «Полученные документы». Принятый документ можно просмотреть, вывести на печать, подписать (если необходима подпись принимающей стороны), и при согласии с его содержанием загрузить в соответствующий реестр системы «БЭСТ-5». Так же, как и в журнале отправленных документов, пользователь видит текущее состояние каждого входящего документа.

В соответствии с законодательно утвержденным регламентом документооборота электронных счетов-фактур, в системе «БЭСТ-5» предусмотрено автоматическое формирование соответствующих квитанций. Также существуют возможности аннулирования, перевыставления или удаления документов.

Передача полуформализованных и неформализованных документов выполняется непосредственно из журнала «Отправленные документы». Передаваемый документ перед подписью и отправкой должен быть сохранен в файле требуемого формата. 

Таким образом, пользователи системы «БЭСТ-5» получили надежные средства для оперативного приема и передачи широкого перечня документов, оформляющих поставки товаров и выполнение работ/оказание услуг, что существенно повышает эффективность взаимодействия с бизнес-партнерами.