В системе БЭСТ-5 реализовано ведение электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 года, в соответствии с изменениями, внесенными в Трудовой Кодекс Федеральными законами от 16.12.2019 № 439-ФЗ и №436-ФЗ, работодатели получили возможность ведения трудовых книжек работников в электронном виде. Одновременно с этим работодателей, на основании Постановления Правления Пенсионного Фонда РФ от 25.12.2019 № 730п, наделили новой обязанностью, которая заключается в представлении сведений о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. С этой целью была введена в действие специальная форма отчетности СЗВ-ТД, представляемая в электронном формате. 

Так, в картотеке сотрудников, ведение которой осуществляется в приложении «Кадры», входящем в состав системы БЭСТ-5, теперь отражается информация о решении, принятом каждым сотрудником относительно способа регистрации данных о его трудовой деятельности. Напомним, что переход на электронные трудовые книжки в 2020 году носит добровольный характер. 

Каждый сотрудник – уже работающий или принятый на работу в течение 2020 года – имеет право на выбор: либо на ведение его трудовой книжки в обычной, «бумажной» форме, либо на получение от работодателя сведений о своей трудовой деятельности в электронном формате – в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Выбор работника оформляется заявлением на имя работодателя, подаваемым до 31 декабря 2020 года. При отсутствии подобного заявления работодатель продолжит ведение его трудовой книжки на бумажном носителе. Поэтому факт подачи сотрудником заявления – или о продолжении ведения трудовой книжки, или о предоставлении сведений о трудовой деятельности – учитывается в его персональной карточке. 

Для реализации требований, изложенных в новых законодательных документах, в БЭСТ-5 кардинально изменился порядок создания записей в трудовых книжках. 

Наряду с изменением состава полей в самих записях, которые, как и ранее, можно вводить, просматривать, редактировать и удалять в соответствующем разделе карточки сотрудника, в системе появился новый функциональный режим под названием «Трудовые книжки», изначально ориентированный на электронный способ ведения трудовых книжек. 

Его особенность заключается в том, что в нем воедино собраны записи из трудовых книжек всего персонала, и предоставлен широкий перечень функций по их формированию и обработке, включая подготовку отчетов по форме СЗВ-ТД. В целях экономии времени сотрудников кадровой службы, при переводе приказов о приеме на работу, переводе, увольнение и поощрение в статус «Исполнен», в системе автоматически формируются соответствующие записи в электронных трудовых книжках. 

Новый функциональный режим располагает комфортными условиями для получения данных о трудовой деятельности. По усмотрению пользователя, записи трудовых книжек могут быть отфильтрованы по интересующим подразделениям, датам, видам кадровых мероприятий и по определенному работнику. Для корректного заполнения формы СЗВ-ТД в структуру ряда вспомогательных справочников системы БЭСТ-5, «участвующих» в формировании записей о трудовой деятельности и кадровых мероприятиях, были внесены изменения, продиктованные новым законодательством. Например, в справочник должностей было добавлено поле для указания вида поручаемой работы, заполняемое на основании Общероссийского классификатора занятий, а справочник оснований для увольнения был дополнен полями для указания правового основания увольнения, т.е. для ссылки на соответствующую статью, часть, пункт и подпункт Трудового Кодекса РФ. 

Подробнее ознакомиться с  электронными книжками можно непосредственно в БЭСТ-5, открыв раздел СПРАВКА/Инструкции.Методики/Кадры/Трудовые книжки.